マニュアルってみなさんはどう管理されていますか？私は会社でエクセルに画像を貼り付けたり、文章を書いたりしているマニュアルを見ます。こんな見ないマニュアルを作ってどうするのかなぁと。。。
マニュアル作成
マニュアルは企業にとって必要なものです。
マニュアルがないと、新人教育・業務の引継ぎが円滑にいかず指導を受ける人だけでなく、指導する人も時間と労力がかかります。
残念なマニュアル作成をしている人が非常に多いので、チェックリストをご紹介したいと思います。
チェックリストは名前のとおり、一つ一つレ点していき作業順序・作業の漏れ・ミスを防止するものです。
クラウド基幹システム「THC」にはチェックリストも標準機能として搭載しており、エクセルでマニュアルを作った場合とチェックリストを使用した場合の違いを見てみましょう。
| マニュアル | エクセルで管理 | クラウドシステム管理（チェックリスト） |
| 探す | ファイルを探すのが難しい | 検索ですぐに見つかる |
| 形式・書き方 | 作り手によってバラバラ | 同じ形式・使い方 |
| 作成時間 | 画像を貼り付けたり、テキスト書いたり時間がかかる | テキスト入力するだけ |
| 変更・追加 | 途中に作業を追加する場合、編集が大変。紙の場合は再印刷 | テキスト修正・追加も簡単 |
| 閲覧 | 社内のパソコンで閲覧、紙の場合は書庫からファイル持ち出し頁を探さなければいけない | クラウド上なので通信あれば、パソコン・iPhoneで閲覧可能 |
| 作業品質 | 作業の漏れやミスが出る可能性がある | チェックしていくからミス・作業漏れはない |
| 作業時間 | 日によってバラつきがでる | 作業時間は短縮される |
| 作業分析・効率化 | なし | チェックの際、時刻を記録。作業の平均時間・作業ステップ数も明確化 |
今では、マニュアルシステムも普及しておりスマートフォンでマニュアル作成できたり、動画で確認できるものもあります。ですが、画像や動画を取り扱うため、どうしても月額利用料5万円以上と高額でなかなか使えません。
私も以前の会社で「Teachme Biz」を使っていましたがとても使いやすくでいいシステムでしたよ。
スマホからでも画像挿入・画像の編集が簡単にできる優れものです。しかし、今となっては価格が高い。。。
マニュアルを作る人・教えられる人の両方のスキルが上がりやすく、作業改善・効率化にも気づきやすい利点があります。
月1回・年1回の作業って忘れるんだよね～棚卸や新入社員が入ってきたときの手続きとか。
マニュアルがあったら覚えなくても大丈夫。便利だけでなく、ミスや漏れもないから安心して作業できるよ。
毎日チェックしてたら、作業遅くならない！？
実際、早くなるので騙されたと思って試してみて。
ミスや漏れがなくなり、時間が短縮されるという事は作業品質も上がってるってことだよ
私も実際利用しています。月1回の作業なんて覚えてる自身がありませんから。
マニュアルを作成するのは手間かもしれないけど、簡単に登録できるチェックリストだから続けられます。
また、何回も同じ質問してくる人っていないですか？多分、覚える気がないから何回も聞いてきます。
そんな時は「チェックリスト」作ったのでやってみてと言っています。
マニュアルテンプレート
では、私の朝起きてからの作業をチェックリストにしてみましょう。私は料理はできませんが、子供達の朝食係です。奥さんは自分の好きなものを食べるので、３人分用意します。
- 朝、起きる
- 1階に降りて、冷蔵庫からアイスコーヒーを入れる
- 2階でパソコンを見ながらアイスコーヒーを飲む
- AM6:30 朝食の準備開始
- 冷凍庫からパンを3枚出す
- 冷蔵庫（上の段）からチーズ・ハム・レタス・ヨーグルト・牛乳・マーガリン・からしマヨネーズを出す
- 冷蔵庫（下の段）からフルーツ（りんご）を出す
- パン2枚に、各チーズ1枚とハム1枚の順に乗せ、オーブンに入れ1000W 5分焼く
- 皿を4枚出す（自分・息子・娘・フルーツ用）
- レタスを1食分ちぎり、水洗いする
- フルーツ（りんご）の皮をむき、4cm角程に切って皿に盛る
- パンが焼きあがるので、息子と娘の皿に入れる
- もう一枚のパンを焼く 5分
- 娘のパンは、半分に切る。切った残りの半分は自分の皿に入れる
- キッチンの棚よりスプーン2個出す
- コップ2つに牛乳を入れる
- パン、ヨーグルト、フルーツ、牛乳を食卓へ持って行く
- パンが焼けたら、マーガリンを塗り、レタスを乗せる
- からしマヨネーズをレタスにかけて、ハムを上に2枚のせる
- 自分用のパンを食卓へ持って行く
- 朝食の準備ができたので、二階へ息子・娘を起こしに行く
- テレビをつけて「めざましテレビ」を付ける
- 紙兎ロペ・占いを見ながら朝食を一緒に食べる
このように実際に作ったマニュアルを他の人にやってもらって、抜けてないか？確認して、わからない点などあれば追記して完成させます。
写真のように印刷する事も可能なのですが、おススメはいたしません。マニュアルが古くなったり更新しなければいけない時に、再印刷・ファイル保管なども無駄な作業の一つとなりますので。
マニュアル作り方・作成のコツ
作業を行で分解するときに、ポイントがあります。
「誰でもわかる」ように意識して作りましょう。
長い文章だと内容の意味を理解するのに時間がかかり、理解するのに時間がかかります。
文字色を変えて注意喚起を入れることで担当者がミスをしにくくなります。
「たまに発生する」「初めて経験する」場合のコツやポイントが書き足してあるとわかりやすいです。
なぜ、チェックリストで作業を行うのか？作業効率やミスや漏れを無くすためです。
頭ではわかっていても、従業員の意識が低いと使用されないマニュアルになってしまいます。
誰が、いつ、何の作業を行ったかの履歴がデータ化されます。責任感も出ますし、担当者によって時間が異なってきます。そうした時、なぜ時間の差がでてくるのか！？を紐解いていくと作業改善も行えます。
教えてもらった人がチェックリストをさらに更新する事もできるので、より深く知識やスキルアップできます。
マニュアル作成とテンプレートや書き方のまとめ
- マニュアル作成はチェックリストがおススメ
- テキストなので簡単に作成・更新・作業順序・作業の漏れ・ミスを防止する
- チェックリストは、作業時間も短縮・分析・作業改善につながる
- 初めて作業をする人に向けて作成する
- 文章はできるだけ簡素化する
- 重要な点は色をつける
- コツを書き足す
- チェックリストを定着化させる
- チェックリストを活用する
マニュアルの重要性・作業時間短縮・作業改善いかがでしたでしょうか？
あなたも一度マニュアルを確認してみましょう。
